Spendenlauf organisieren: Ein Leitfaden für Schulen

Ein Schul-Spendenlauf fördert Bewegung, stärkt Gemeinschaft und generiert Mittel für gute Zwecke. Der folgende Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie sich ein Spendenlauf organisieren lässt – von Zieldefinition und Streckenwahl über Recht & Sicherheit bis zur Abrechnung.

Ziele, Format und Organisation

Ein klares Ziel (z. B. Projektfinanzierung), ein passendes Format (Rundkurs, Zeitfenster, Runden- oder Festspenden) sowie ein Organisations- und Zeitplan (8–12 Wochen Vorlauf) bilden die Grundlage. Praxisnahe Checklisten und Leitfäden aus dem Laufsport und dem Bildungsbereich unterstützen die Planung. Zum Beispiel vom Deutschen Leichtathletik Verband.

Ort und Strecke

Für Schul- oder Sportgelände ist die Organisation am einfachsten. Strecken im öffentlichen Raum (Parkwege, Straßen) erfordern eine Prüfung der Eignung bei Schlechtwetter, der Rettungswege sowie ggf. behördlicher Erlaubnisse; kurze, mehrfach zu laufende Rundkurse erleichtern Zählung und Sicherheit. Eine Checkliste für die Organisation gibt es bei der Bundeszentrale für politische Bildung.

Recht und Genehmigungen (Deutschland)

Öffentlicher Verkehrsraum:

Läufe auf öffentlichen Straßen/Plätzen fallen regelmäßig unter die Erlaubnispflicht nach § 29 Abs. 2 StVO; zusätzlich kommen verkehrsrechtliche Anordnungen nach § 45 StVO (z. B. Absperrungen, Beschilderungspläne) in Betracht. Grundlage sind die Bundesnormen.

Kommunale Praxis (Beispiele):

Serviceportale und Fachseiten der Kommunen/Länder erläutern Fristen, Unterlagen (Antrag, Lageplan/Zeichenplan), Versicherungsnachweise und Gebühren. Beispiele: Hier ein Beispiel vom Land Niedersachen.

Schulgelände / privater Grund:

Auf nicht öffentlichem Gelände greifen statt StVO-Erlaubnissen die haus- und schulrechtlichen Vorgaben des Schulträgers; einschlägige DGUV-Informationen konkretisieren Verantwortlichkeiten zwischen Schulträger und Schulleitung für Schulveranstaltungen. Exemplarisch hier vom Land Nordrhein-Westfalen.

Musik/GEMA:

Bei Musik außerhalb des Unterrichts (Warm-up, Moderation, Siegerehrung) ist GEMA-Recht zu prüfen; auch bei bestehenden Pauschalverträgen sind Veranstaltungen in der Regel zu melden, Tarife/Anmeldung erfolgen im GEMA-Onlineportal. Länderseiten (z. B. RLP-Bildungsserver) nennen Meldefristen. Weitere Infos gibt es direkt bei der GEMA.

Versicherung/Trägerschaft:

Handelt es sich um eine offizielle Schulveranstaltung, besteht gesetzlicher Unfallversicherungsschutz über die Unfallkassen; DGUV-Materialien und Ländervorgaben erläutern den Schutzrahmen. Bei Veranstaltungen außerhalb des Schulrahmens (z. B. nur Förderverein) ist der Status vorab zu klären.

Foto/Video (DSGVO & Recht am Bild):

Für Veröffentlichungen von Schülerbildern sind in der Regel informierte, freiwillige und widerrufliche Einwilligungen erforderlich; Landes-Datenschutzbehörden stellen dafür konkrete Hinweise bereit (z. B. LDI NRW sowie Informationsseiten des Schulministeriums NRW).

Lebensmittel & Hygiene:

Bei Verpflegung sind Lebensmittel- und Hygieneregeln (EU-LMIV/LMIDV, ggf. LMHV) sowie die Allergeninformation zu beachten; IHK-Merkblätter und Behördenleitfäden geben Orientierung. Für ehrenamtliche, nur gelegentliche Abgaben können Erleichterungen gelten.

Sicherheit und Sanitätsdienst

Ein kompaktes Sicherheitskonzept umfasst Streckenführung/Absperrung, Streckenposten, Notfallpunkte, Wetter- und Hitzeplan. Für Erste Hilfe sollten ausgebildete Ersthelfende oder – bei größeren Läufen – Sanitätsdienste eingebunden werden. Lauf-Leitfäden der Verbände unterstützen die Strukturierung.

Spendenmodell und steuerliche Einordnung

Runden-Sponsoring (Betrag pro Runde) oder Festspenden sind gängig.

Spenden werden ohne Gegenleistung geleistet und können über BMF-Muster bestätigt werden; vereinfachter Nachweis bis 300 € ist möglich (z. B. Kontoauszug). Sponsoring mit Gegenleistung (Werbung/Logo) ist keine Spende und umsatzsteuerlich als Leistung zu behandeln. ([Industrie- und Handelskammer][10])

Kommunikation

Eine sachliche Einladung mit Ziel, Ablauf, Ausrüstung, Foto-/Gesundheitshinweisen und Helferrollen erhöht Planbarkeit. Sichtbarkeit entsteht über Schul-Website, lokale Presse und Aushänge; bei Musik gilt die GEMA-Meldepflicht (siehe oben). Checklisten aus Bildungs- und Verbandsquellen unterstützen Textbausteine und Planung.

Ablauf am Veranstaltungstag

Auf- und Umbau, Helferbriefing, Startblöcke (nach Jahrgängen), Runden-Tracking (Stempel/Armbänder/Chips), Zielbereich mit Moderation und eine strukturierte Nachbereitung (Protokoll, Optimierungen) haben sich bewährt; Verbandsleitfäden bieten detaillierte Ablaufpläne.

Nachbereitung, Abrechnung und Transparenz

Rundenbestätigungen, Einzug der Spenden (mit Fristen, bevorzugt digital), korrekte Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen bzw. Anwendung des vereinfachten Nachweises, ein kurzer Wirkungsbericht und die Veröffentlichung ausgewählter Fotos (mit Einwilligung) sichern Transparenz und Akzeptanz.

Fazit

Auf den ersten Blick ist der bürokratische Aufwand für einen Spendenlauf hoch. Durch die vorhanden Leitfäden wird der Planungsaufwand aber überschaubar. Da viele Schulen bzw. deren Fördervereine bereits Erfahrung in der Organisation eines Spendenlaufs gesammelt haben, lohnt dort auch eine Anfrage.